Mesmo quem não é um especialista em gestão sabe que empreendedores e administradores precisam gerir a saúde financeira dos seus negócios com muito cuidado. Ao se compreender os resultados dos processos, áreas ou projetos, é possível tomar decisões embasadas em evidências, não só em percepções ou narrativas. Os empresários precisam saber, portanto, em que área ou projeto ou, ainda, em que processo específico existe a necessidade de se reduzir despesas; onde foram gerados, ou não, os lucros esperados; e mais: se está no momento de desistir de um projeto.

Realmente, tomar decisões com total segurança não é algo tão simples, mas quando o gestor monitora e controla os centros de custo do seu negócio, o nível de incertezas diminui, o que permite o aumento dos acertos, uma vez que será dada prioridade ao orçamento e à tomada de decisões de crescimento, manutenção, cancelamento de projetos ou fechamento de linhas de produção. Mas o que são centros de custo e como organizá-los?

O papel dos centros de custo

Os centros de custo podem ser unidades de negócios distintas, departamentos, projetos, processos, enfim, qualquer subdivisão gerencial de um negócio. Com eles é possível monitorar e controlar, por meio de medições, o uso de recursos do negócio. Por exemplo, para se saber quanto se gasta em cada área, é preciso que ela seja medida como um centro de custo independente: marketing, vendas, recursos humanos, suporte, desenvolvimento de produtos etc.

É importante notar que o gestor não é um simples “burocrata” quando monitora e controla os centros de custos, pois ele está utilizando essa ferramenta a favor de sua empresa. Quando se tem monitoramento e controle da entrada e saída do dinheiro, a gestão financeira está cumprindo o seu papel fundamental: gerir a saúde financeira da organização.

Os centros de custo e a análise financeira

Um processo mais técnico para o qual o centro de custo tem papel preponderante é a análise financeira. Dependendo da complexidade da operação e da gestão do negócio, a empresa deverá contar com uma ferramenta de gestão que seja adequada à sua demanda. Isso facilita a alocação das despesas e contribui para o modelo de gestão do negócio. Mas, em qualquer caso, essa alocação é feita nos centros de custo predefinidos.

Quando não se tem um centro de custo, os analistas financeiros têm que avaliar, em seu dia a dia, situações que podem ser mais delicadas. Veja o exemplo: a conta de energia elétrica de uma unidade de produção. Para o fornecedor, o consumo de um determinado endereço é único, mas naquele local existem escritórios, laboratórios, oficinas, departamentos diversos, o que faz com que seja quase impossível saber quanto cada um deles contribuiu para aquele consumo que está sendo cobrado.

O que fazer, gerencialmente, para se distribuir o custo daquela conta compartilhada por vários centros de custo? Existem muitas formas de se chegar à resposta desejada, uma delas é analisar os centros de custo e fazer um rateio do valor da conta de forma proporcional. Cada caso deve ser analisado de acordo com as suas particularidades, mas o controle dos centros de custo certamente ajudará os gestores e seus analistas a tomarem a melhor decisão.

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